คุณวางแผนที่จะแชร์ผลการขายล่าสุดหรือข้อมูลไตรมาสของบริษัทโดยใช้ไฟล์ Excel หรือไม่? แน่นอน คุณไม่ต้องการให้เข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนดังกล่าวโดยไม่ได้รับอนุญาต นอกเหนือจากผู้บริหารระดับสูง วิธีที่ดีที่สุดในการป้องกันไฟล์ดังกล่าวคือการป้องกันด้วยรหัสผ่าน คุณสามารถเพิ่มรหัสผ่านไปยังไฟล์ Excel บน Windows และ OneDrive ได้อย่างง่ายดาย นี่คือวิธีการ

รหัสผ่านป้องกันไฟล์ Excel บน Windows

มีสองวิธีในการป้องกันด้วยรหัสผ่านสำหรับไฟล์ Excel บน Windows คุณสามารถใช้แอป Excel บนเดสก์ท็อปเริ่มต้นหรือเลือกใช้ OneDrive เพื่อเพิ่มการป้องกันด้วยรหัสผ่านก่อนที่จะแชร์ลิงก์ไปยังไฟล์ เราจะพูดถึงทั้งสองวิธี แต่ก่อนอื่น เราจะเริ่มด้วยเดสก์ท็อป

ใช้แอป Microsoft Excel

หลังจากที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงไฟล์ Excel เสร็จแล้ว คุณจะมีตัวเลือกในการเพิ่มการป้องกันด้วยรหัสผ่านก่อนที่จะบันทึกสำเนาลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อป้องกันไฟล์ Excel ด้วยรหัสผ่าน

1. เปิด Microsoft Excel ซอฟต์แวร์บน Windows

2. เปิดไฟล์ที่คุณต้องการป้องกันด้วยรหัสผ่าน

3. ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นและคลิกที่ File ที่ด้านบน.

4. เลือก Info จากแถบด้านข้าง

5. คลิกที่ Protect Workbook.

ป้องกันสมุดงานใน excel ใน windows

6. เลือก Encrypt with Password.

เข้ารหัสไฟล์ excel ใน windows

เพิ่มรหัสผ่านเพื่อเข้ารหัสเนื้อหาของไฟล์นี้แล้วกด OK ที่ส่วนลึกสุด. โปรดทราบว่าหากคุณทำรหัสผ่านหายหรือลืม จะไม่สามารถรีเซ็ตหรือกู้คืนได้

เข้ารหัสไฟล์ excel ด้วยรหัสผ่านใน windows

ป้อนรหัสผ่านอีกครั้งและคลิกตกลง จากนี้ไป เมื่อใดก็ตามที่คุณหรือใครก็ตามพยายามเข้าถึงไฟล์ Excel แอปจะแสดงกล่องโต้ตอบให้คุณป้อนรหัสผ่าน พิมพ์รหัสผ่านที่ถูกต้องแล้วกด OK เพื่อเข้าถึงข้อมูลไฟล์

ป้อนรหัสผ่านเพื่อเข้าถึงไฟล์ excel

Office 2016-2019 ใช้การเข้ารหัส AES-256 ที่ปลอดภัยซึ่งไม่สามารถแตกหักได้ภายในเวลาที่เหมาะสม

เราขอแนะนำให้คุณเก็บรายการรหัสผ่านและชื่อเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้ในที่ปลอดภัย คุณสามารถเลือกผู้จัดการรหัสผ่านเฉพาะ เช่น 1Password, Dashlane หรือ LastPass เพื่อจัดเก็บข้อมูลที่สำคัญได้อย่างปลอดภัย

ใช้เว็บ OneDrive เพื่อปกป้องไฟล์ Excel ด้วยรหัสผ่าน

เนื่องจากคุณใช้ Excel บน Windows 10 หรือ Windows 11 เป็นไปได้ว่าคุณได้ชำระเงินสำหรับหนึ่งในแผน Microsoft 365 แล้ว

แผน Microsoft 365 ทั้งหมดมาพร้อมกับที่เก็บข้อมูล OneDrive ขนาด 1TB รวมถึงสินค้าอื่นๆ สำหรับสมาชิกแบบชำระเงิน คุณลักษณะดังกล่าวประการหนึ่งคือความสามารถในการใช้รหัสผ่านเพื่อป้องกันลิงก์ OneDrive ที่แชร์ได้ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะส่งไฟล์ทางอีเมล คุณจัดเก็บไว้ในบัญชี OneDrive ของคุณและแชร์ลิงก์ไปยังไฟล์ที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน

คุณสามารถเพิ่มวันหมดอายุได้หลังจากนั้น ไฟล์จะไม่สามารถใช้งานได้อีกต่อไป

นอกจากนี้ แอป Microsoft Office ทั้งหมดยังรวมเข้ากับที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ OneDrive อย่างแน่นหนา เป็นที่เก็บข้อมูลเริ่มต้นสำหรับไฟล์ Excel ทุกไฟล์ ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อป้องกันไฟล์ Excel ด้วยรหัสผ่านโดยใช้ OneDrive

1. เยี่ยมชม OneDrive บนเว็บและลงชื่อเข้าใช้โดยใช้ข้อมูลประจำตัวของบัญชี Microsoft ของคุณ

2. ค้นหาไฟล์ Excel จาก OneDrive แล้วเลือก

3. เลือก Share ที่ด้านบน.

แชร์ตัวเลือกในเว็บ onedrive

4. จากเมนูแชร์ลิงก์ ให้คลิกที่ Edit.

แก้ไขการตั้งค่าลิงค์ excel ใน onedrive

5. เลือก Link settings.

คลิกการตั้งค่าลิงค์ในเว็บ onedrive

6. จากเมนูต่อไปนี้ คุณมีตัวเลือกในการ Set a password.

ตั้งรหัสผ่านเป็นลิงค์ onedrive

7. เพิ่มรหัสผ่านและคลิกที่ Apply ที่ส่วนลึกสุด. จากเมนูเดียวกัน คุณสามารถกำหนดวันหมดอายุได้เช่นกัน

ตัวอย่างเช่น คุณเพิ่มวันหมดอายุเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ และหลังจากวันที่/เวลาผ่านไป ลิงก์ OneDrive จะไม่ทำงาน

ทุกคนที่เข้าถึงลิงก์ OneDrive จะต้องใช้รหัสผ่านในการเข้าถึงข้อมูล ด้วยเคล็ดลับเดียวกันนี้ คุณสามารถเพิ่มการป้องกันด้วยรหัสผ่านให้กับไฟล์ใดๆ บน OneDrive ที่คุณวางแผนจะแชร์

สรุป: รหัสผ่านป้องกันไฟล์ Excel

แม้ว่าตลาดสเปรดชีตจะเต็มไปด้วย Google ชีต, Apple Numbers และมือใหม่อย่าง Airtable และ Coda แต่ Microsoft Excel ยังคงไม่มีใครเทียบได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภาคธุรกิจและองค์กร

ในบางกรณี การปกป้องไฟล์ Excel ที่เป็นความลับนั้นสมเหตุสมผลอย่างยิ่ง ใช้เคล็ดลับด้านบนและใช้เบรกเพื่อเข้าถึงไฟล์ Excel โดยไม่ได้รับอนุญาตด้วยรหัสผ่าน

คุณทราบหรือไม่ว่าคุณสามารถสร้างแอปจากแผ่นงาน Excel ที่ผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดและติดตั้งบนสมาร์ทโฟนของตนได้