Planerar du att dela de senaste försäljningsresultaten eller företagets kvartalsdata med hjälp av en Excel-fil? Naturligtvis vill du inte ha någon obehörig åtkomst till sådana känsliga uppgifter förutom den högsta ledningen. Det bästa sättet att skydda sådana filer är genom lösenordsskydd. Du kan enkelt lägga till ett lösenord till en Excel-fil på Windows och OneDrive. Här är hur.

Lösenordsskydda en Excel-fil på Windows

Det finns två sätt att lösenordsskydda en Excel-fil på Windows. Du kan antingen använda standardversionen av Excel-skrivbordsappen eller välja OneDrive för att lägga till lösenordsskydd innan du delar en länk till filen. Vi kommer att diskutera båda metoderna, men först börjar vi med skrivbordet.

Använd Microsoft Excel-appen

När du har gjort ändringar i Excel-filen har du möjlighet att lägga till lösenordsskydd innan du sparar en kopia på din dator. Följ stegen nedan för att lösenordsskydda en Excel-fil.

1. Öppen Microsoft Excel programvara på Windows.

2. Öppna filen du vill lösenordsskydda.

3. Gör nödvändiga ändringar och klicka på File på toppen.

4. Välj Info från sidofältet.

5. Klicka på Protect Workbook.

skydda arbetsbok i excel i windows

6. Välj Encrypt with Password.

kryptera excel-fil i Windows

Lägg till ett lösenord för att kryptera innehållet i den här filen och tryck OK på botten. Observera att om du tappar bort eller glömmer lösenordet kan det inte återställas eller återställas.

kryptera excel-fil med lösenord i Windows

Ange lösenordet igen och klicka på OK. Från och med nu, närhelst du eller någon försöker komma åt Excel-filen, kommer appen att visa dig en dialogruta för att ange lösenordet. Skriv in rätt lösenord och tryck OK för att komma åt fildata.

ange lösenord för att komma åt excel-filen

Office 2016-2019 använder säker AES-256-kryptering som är okrossbar inom rimlig tid.

Vi rekommenderar dig att förvara en lista över lösenord och deras motsvarande dokumentnamn på ett säkert ställe. Du kan välja en dedikerad lösenordshanterare som 1Password, Dashlane eller LastPass för att lagra känslig data säkert.

Använd OneDrive Web för att lösenordsskydda en Excel-fil

Eftersom du använder Excel på Windows 10 eller Windows 11, är chansen stor att du redan betalar för en av Microsoft 365-planerna.

Alla Microsoft 365-planer kommer med 1 TB OneDrive-lagring samt andra godsaker för betalda prenumeranter. En sådan funktion är möjligheten att lösenordsskydda en delbar OneDrive-länk. Så istället för att skicka filen via e-post, till exempel, lagrar du den i ditt OneDrive-konto och delar helt enkelt en länk till filen som är skyddad av ett lösenord.

Med det kan du till och med lägga till ett utgångsdatum efter vilket filen inte längre är tillgänglig.

Dessutom är alla Microsoft Office-appar tätt integrerade med OneDrive molnlagring. Det är standardlagringen för varje Excel-fil. Följ stegen nedan för att lösenordsskydda en Excel-fil med OneDrive.

1. Besök OneDrive på webben och logga in med dina Microsoft-kontouppgifter.

2. Hitta en Excel-fil från OneDrive och välj den.

3. Välj Share på toppen.

deloption i onedrive webb

4. Från menyn Dela länk, klicka på Edit.

redigera excel-länkinställningar i onedrive

5. Välj Link settings.

klicka på länkinställningar i onedrive web

6. Från följande meny har du ett alternativ att Set a password.

ställ in lösenordet till onedrive-länken

7. Lägg till lösenord och klicka på Apply på botten. Från samma meny kan du också ställa in utgångsdatum.

Till exempel lägger du till ett utgångsdatum för en vecka och efter att datumet/tiden har passerat kommer OneDrive-länken att bli inaktiv.

Alla som har tillgång till OneDrive-länken behöver ett lösenord för att komma åt data. Med samma knep kan du lägga till lösenordsskydd till alla filer på OneDrive som du planerar att dela.

Avslutning: Lösenordsskydda en Excel-fil

Även om kalkylarksmarknaden är fylld med sådana som Google Sheets, Apple Numbers och nybörjare som Airtable och Coda, förblir Microsoft Excel oöverträffad, särskilt inom affärs- och företagssektorn.

I vissa fall är det absolut meningsfullt att skydda konfidentiella Excel-filer. Varsågod, använd tricket ovan och bromsa till obehörig åtkomst till Excel-filer med ett lösenord.

Visste du att du kan skapa en app från ett excelark som användare kan ladda ner och installera på sina smartphones?