Plánujete sdílet nejnovější výsledky prodeje nebo údaje za čtvrtletí společnosti pomocí souboru Excel? Samozřejmě nebudete chtít žádný neoprávněný přístup k takto citlivým datům kromě vrcholového managementu. Nejlepší způsob ochrany takových souborů je ochrana heslem. Heslo můžete snadno přidat do souboru aplikace Excel na Windows a OneDrive. Zde je návod.

Ochrana heslem souboru aplikace Excel v systému Windows

Existují dva způsoby, jak chránit soubor Excel v systému Windows heslem. Před sdílením odkazu na soubor můžete buď použít výchozí desktopovou aplikaci Excel, nebo se rozhodnout pro OneDrive a přidat ochranu heslem. Budeme diskutovat o obou metodách, ale nejprve začneme s pracovní plochou.

Použijte aplikaci Microsoft Excel

Po dokončení změn v souboru Excel máte možnost přidat ochranu heslem před uložením kopie do počítače. Chcete-li chránit soubor Excel heslem, postupujte podle následujících kroků.

1. Otevřeno Microsoft Excel software v systému Windows.

2. Otevřete soubor, který chcete chránit heslem.

3. Proveďte potřebné změny a klikněte na File Nahoře.

4. Vybrat Info z postranního panelu.

5. Klikněte na Protect Workbook.

chránit sešit v excelu ve Windows

6. Vybrat Encrypt with Password.

zašifrovat excel soubor v systému Windows

Přidejte heslo pro zašifrování obsahu tohoto souboru a stiskněte OK dole. Pamatujte, že pokud heslo ztratíte nebo zapomenete, nelze jej resetovat ani obnovit.

zašifrovat excelový soubor heslem ve windows

Znovu zadejte heslo a klikněte na OK. Od této chvíle, kdykoli se vy nebo kdokoli pokusí získat přístup k souboru Excel, aplikace vám nabídne dialogové okno pro zadání hesla. Zadejte správné heslo a stiskněte OK pro přístup k datům souboru.

zadejte heslo pro přístup k souboru Excel

Office 2016-2019 používá zabezpečené šifrování AES-256, které je v rozumné době neprolomitelné.

Doporučujeme vám uchovávat seznam hesel a jejich odpovídající názvy dokumentů na bezpečném místě. Pro bezpečné ukládání citlivých dat si můžete zvolit vyhrazeného správce hesel, jako je 1Password, Dashlane nebo LastPass.

Použijte OneDrive Web k ochraně souboru Excelu heslem

Vzhledem k tomu, že Excel používáte v systému Windows 10 nebo Windows 11, je pravděpodobné, že již platíte za jeden z plánů Microsoft 365.

Všechny plány Microsoft 365 jsou dodávány s 1TB úložištěm OneDrive a dalšími vychytávkami pro placené předplatitele. Jednou z takových funkcí je možnost chránit heslem odkaz na OneDrive, který lze sdílet. Místo odesílání souboru například e-mailem jej tedy uložíte na svůj účet OneDrive a jednoduše sdílíte odkaz na soubor, který je chráněn heslem.

Pomocí toho můžete dokonce přidat datum vypršení platnosti, po kterém již soubor nebude k dispozici.

Kromě toho jsou všechny aplikace Microsoft Office úzce integrovány s cloudovým úložištěm OneDrive. Je to výchozí úložiště pro každý soubor aplikace Excel. Chcete-li chránit soubor Excel pomocí OneDrive heslem, postupujte podle následujících kroků.

1. Navštivte OneDrive na webu a přihlaste se pomocí přihlašovacích údajů k účtu Microsoft.

2. Najděte soubor Excel z OneDrive a vyberte jej.

3. Vybrat Share Nahoře.

možnost sdílení na webu OneDrive

4. V nabídce Sdílet odkaz klikněte na Edit.

upravit nastavení excelového odkazu na onedrivu

5. Vybrat Link settings.

klikněte na nastavení odkazu na webu Onedrive

6. Z následující nabídky máte možnost Set a password.

nastavit heslo pro odkaz na OneDrive

7. Přidejte heslo a klikněte na Apply dole. Ze stejné nabídky můžete také nastavit datum vypršení platnosti.

Například přidáte datum vypršení platnosti na týden a po uplynutí data/času se odkaz na OneDrive stane neaktivním.

Každý, kdo má přístup k odkazu OneDrive, bude pro přístup k datům potřebovat heslo. Pomocí stejného triku můžete přidat ochranu heslem k jakémukoli souboru na OneDrive, který hodláte sdílet.

Zabalení: Ochrana souboru Excel heslem

Přestože je trh s tabulkovými procesory plný takových, jako jsou Google Sheets, Apple Numbers a nováčci jako Airtable a Coda, Microsoft Excel zůstává bezkonkurenční, zejména v obchodním a podnikovém sektoru.

V některých případech má absolutní smysl chránit důvěrné soubory Excel. Pokračujte, použijte výše uvedený trik a zabrzděte neoprávněný přístup k souborům Excel pomocí hesla.

Věděli jste, že můžete vytvořit aplikaci z tabulky Excel, kterou si uživatelé mohou stáhnout a nainstalovat do svých chytrých telefonů?