Bạn có định chia sẻ kết quả bán hàng mới nhất hoặc dữ liệu quý của công ty bằng tệp Excel không? Tất nhiên, bạn sẽ không muốn có bất kỳ truy cập trái phép nào vào dữ liệu nhạy cảm như vậy ngoài cấp quản lý cao nhất. Cách tốt nhất để bảo vệ các tệp như vậy là thông qua bảo vệ bằng mật khẩu. Bạn có thể dễ dàng thêm mật khẩu vào tệp Excel trên Windows và OneDrive. Đây là cách thực hiện.

Mật khẩu Bảo vệ tệp Excel trên Windows

Có hai cách để bảo vệ bằng mật khẩu tệp Excel trên Windows. Bạn có thể sử dụng ứng dụng Excel trên máy tính mặc định hoặc chọn OneDrive để thêm mật khẩu bảo vệ trước khi chia sẻ liên kết đến tệp. Chúng ta sẽ thảo luận về cả hai phương pháp, nhưng trước tiên, chúng ta sẽ bắt đầu với máy tính để bàn.

Sử dụng ứng dụng Microsoft Excel

Sau khi thực hiện xong các thay đổi đối với tệp Excel, bạn có một tùy chọn để thêm mật khẩu bảo vệ trước khi lưu bản sao vào máy tính của mình. Làm theo các bước bên dưới để bảo vệ bằng mật khẩu tệp Excel.

1. Mở Microsoft Excel phần mềm trên Windows.

2. Mở tệp bạn muốn bảo vệ bằng mật khẩu.

3. Thực hiện các thay đổi cần thiết và nhấp vào File ở trên cùng.

4. Lựa chọn Info từ thanh bên.

5. Bấm vào Protect Workbook.

bảo vệ sổ làm việc trong excel trong windows

6. Lựa chọn Encrypt with Password.

mã hóa tệp excel trong windows

Thêm mật khẩu để mã hóa nội dung của tệp này và nhấn OK ở dưới cùng. Lưu ý rằng nếu bạn bị mất hoặc quên mật khẩu, nó không thể được đặt lại hoặc khôi phục.

mã hóa tệp excel bằng mật khẩu trong windows

Nhập lại mật khẩu một lần nữa và nhấp vào OK. Kể từ bây giờ, bất cứ khi nào bạn hoặc bất kỳ ai cố gắng truy cập vào tệp Excel, ứng dụng sẽ hiển thị cho bạn một hộp thoại để nhập mật khẩu. Nhập mật khẩu chính xác và nhấn OK để truy cập dữ liệu tệp.

nhập mật khẩu để truy cập tệp excel

Office 2016-2019 sử dụng mã hóa AES-256 an toàn không thể phá vỡ trong một thời gian hợp lý.

Chúng tôi khuyên bạn nên giữ một danh sách các mật khẩu và tên tài liệu tương ứng của chúng ở một nơi an toàn. Bạn có thể chọn một trình quản lý mật khẩu chuyên dụng như 1Password, Dashlane hoặc LastPass để lưu trữ dữ liệu nhạy cảm một cách an toàn.

Sử dụng Web OneDrive để bảo vệ bằng mật khẩu tệp Excel

Vì bạn đang sử dụng Excel trên Windows 10 hoặc Windows 11, rất có thể, bạn đã trả tiền cho một trong các gói Microsoft 365.

Tất cả các gói Microsoft 365 đều đi kèm với bộ nhớ OneDrive 1TB cũng như các tiện ích khác dành cho người đăng ký trả phí. Một trong những tính năng như vậy là khả năng bảo vệ bằng mật khẩu liên kết OneDrive có thể chia sẻ. Vì vậy, thay vì gửi tệp qua email, chẳng hạn, bạn lưu trữ tệp đó trong tài khoản OneDrive của mình và chỉ cần chia sẻ liên kết đến tệp được bảo vệ bằng mật khẩu.

Sử dụng điều đó, bạn thậm chí có thể thêm ngày hết hạn, sau đó, tệp sẽ không còn nữa.

Bên cạnh đó, tất cả các ứng dụng Microsoft Office đều tích hợp chặt chẽ với bộ lưu trữ đám mây OneDrive. Đây là bộ nhớ mặc định cho mọi tệp Excel. Làm theo các bước bên dưới để bảo vệ mật khẩu tệp Excel bằng OneDrive.

1. Truy cập OneDrive trên web và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập tài khoản Microsoft của bạn.

2. Tìm một tệp Excel từ OneDrive và chọn nó.

3. Chọn Share ở trên cùng.

tùy chọn chia sẻ trong web onedrive

4. Từ menu Chia sẻ liên kết, hãy nhấp vào Edit.

chỉnh sửa cài đặt liên kết excel trong onedrive

5. Lựa chọn Link settings.

nhấp vào cài đặt liên kết trong web onedrive

6. Từ menu sau, bạn có một tùy chọn để Set a password.

đặt mật khẩu cho liên kết onedrive

7. Thêm mật khẩu và nhấp vào Apply ở dưới cùng. Từ cùng một menu, bạn cũng có thể đặt ngày hết hạn.

Ví dụ: bạn thêm ngày hết hạn trong một tuần và sau khi ngày / giờ trôi qua, liên kết OneDrive sẽ không hoạt động.

Bất kỳ ai có quyền truy cập vào liên kết OneDrive sẽ cần mật khẩu để truy cập dữ liệu. Sử dụng thủ thuật tương tự, bạn có thể thêm bảo vệ bằng mật khẩu cho bất kỳ tệp nào trên OneDrive mà bạn định chia sẻ.

Kết thúc: Mật khẩu Bảo vệ tệp Excel

Mặc dù thị trường bảng tính tràn ngập những ứng dụng như Google Sheets, Apple Numbers và những ứng dụng mới như Airtable và Coda, Microsoft Excel vẫn không có đối thủ, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh và doanh nghiệp.

Trong một số trường hợp, việc bảo vệ các tệp Excel bí mật là hoàn toàn có ý nghĩa. Hãy tiếp tục, sử dụng thủ thuật trên và áp dụng phanh để truy cập trái phép vào tệp Excel bằng mật khẩu.

Bạn có biết rằng bạn có thể tạo một ứng dụng từ một trang tính excel mà người dùng có thể tải xuống và cài đặt trên điện thoại thông minh của họ không?